Voordat je advies kunt geven over een communicatievraagstuk is het allereerst van belang dat je de beginsituatie oftewel het probleem duidelijk voor ogen hebt. Je begint dus met het onderkennen en analyseren van het communicatieprobleem. Startpunt hiervoor is de initiële vraag van het bedrijf / de organisatie van de opdrachtgever.

Om deze praktijkvraag scherper te maken is het voor de hand liggend dat je eerst het bedrijf leert kennen. Wie is de organisatie en waar staat zij voor? Wat zijn de organisatiedoelen van een organisatie? Wat is de organisatiestructuur? En waar zit ‘de communicatie’? Wie is straks verantwoordelijk voor het uitvoeren van je advies? Kortom, je maakt een interne analyse van het bedrijf, bezien vanuit de initiële vraag. Dit kun je ook een vooronderzoek noemen. Is de beginsituatie erg complex dan wordt het probleem zelf het domein van je onderzoek: ga je op een meer systematische methode onderzoeken wat het probleem is (met probleemstelling, onderzoeksvragen,  dataverzameling, analyse en conclusies trekken).

Een bedrijf/organisatie/vereniging bevindt zich niet op een onbewoond eiland, maar is onderdeel van de samenleving, een stad, een dorp, een provincie. Er zijn allerlei ontwikkelingen in deze ‘samenleving’ die van invloed zijn op de manier waarop het bedrijf functioneert. Het is handig belangrijke ontwikkelingen in kaart te brengen die te maken hebben met het bedrijf.  Het bedrijf is vast niet de enige met een bepaalde dienst of product. Hoe ziet dit ‘landschap’ in een bepaalde bedrijfstak / productgroep enz. eruit? Kortom, je maakt een externe analyse van het bedrijf, bezien vanuit de initiële adviesvraag.  Is de externe situatie erg complex dan wordt dit  het domein van je onderzoek: ga je op een meer systematische methode onderzoeken hoe het krachtenveld van bijvoorbeeld concurrenten, doelgroepen, stakeholders enzovoort er uit ziet (met probleemstelling, onderzoeksvragen,  dataverzameling, analyse en conclusies trekken).

Dan de aanleiding en het specifieke probleem. Wat speelt er precies? Waarom is het een probleem? Voor wie is het een probleem? Welke ‘lagen’ zitten er in het probleem?  Wat is de indirecte context van het probleem? Wat zijn mogelijke factoren die aan het probleem bijdragen? Welke elementen, actoren, processen en producten zijn bij het probleem betrokken? Met welke andere problemen is het probleem verwant? Wat is de aanleiding om nu met dit probleem aan de gang te gaan? Probeer ook minder voor de hand liggende redenen te bedenken waarom iets is zoals het lijkt. Bedenk dat de opdrachtgever vaak maar een kant van het verhaal heeft. Het is aan jou om het beeld compleet te maken.

Denk ook alvast na over mogelijke oplossingen. Op welk terrein van de communicatie kan naar oplossingen worden gezocht? Welke factoren lenen zich voor beïnvloeding en welke niet? Welke functie vervult een mogelijke oplossing voor verschillende doelgroepen of deelnemers? Is er een mogelijke oplossing, of kun je verschillende oplossingen bedenken? En verschillen deze oplossingen voor verschillende doelgroepen? Binnen welke randvoorwaarden zal oplossingen moeten worden gezocht? Is er bijvoorbeeld maar een beperkt budget voor communicatie? Kortom, je bedenkt alvast de richting van je uiteindelijke communicatieoplossing. Wordt het een strategisch communicatieadvies? Of wordt het een creatief concept wat je gaat uitwerken? Maak, op basis van de situatieanalyse / probleemanalyse een beargumenteerde keuze.

Tip: praat met sleutelfiguren in de organisatie om je beter te oriënteren op het probleem. Je wilt vaststellen wat het ‘krachtenveld’ is waarbinnen het communicatieprobleem speelt en of er nog andere factoren dan communicatie een rol spelen. Zo kun je ervoor waken je niet te mengen in ‘niet-met-communicatie-oplosbare-problemen’. Als bijvoorbeeld ten gevolge van economische recessie klanten wegblijven, kun je nog zoveel communiceren.  Maar als mensen uiteindelijk geen geld hebben moet eerst dat probleem worden opgelost. Als een medewerker niet functioneert, kun je nog zoveel communiceren, maar uiteindelijk is ontslag helaas soms de beste oplossing. Als je het probleem goed in kaart brengt kun je bepalen of communicatie een bijdrage kan leveren aan het oplossen van (een deel van) het probleem. Ook aan de ‘niet-met-communicatie-alleen-oplosbare-problemen’ kun je als communicatiedeskundige een bijdrage leveren.

Dus, de probleemanalyse (situatieanalyse) beschrijft de aanleiding van het probleem, de context (in- en externe analyse), het communicatieperspectief (communicatietheorieën) en resulteert in een adviesvraag waar de communicatieprofessional een antwoord op gaat vinden, een oplossing voor gaat bedenken. Hiermee beargumenteer je of je gaat werken aan een Strategisch Communicatie Advies of een Creatief Concept. Een probleemanalyse (situatieanalyse) is niet het zelfde als een probleemstelling.  Je gaat eerst een situatieanalyse / probleemanalyse doen om vervolgens vast te stellen waar je specifiek onderzoek naar wilt doen (probleemstelling).